• l'information est disponible rapidement des deux côtés et "archivée" directement par voie électronique (serveur de messagerie)
  • l'information n'a pas besoin d'être scannée au préalable
  • et peuvent être transmises immédiatement par voie électronique
• le destinataire (client) de l'e-mail peut réagir simplement et sans ambiguïté au message
  • l'eMail est intégré dès le départ dans le bon contexte
• le client peut à tout moment envoyer la pièce jointe de l'e-mail (photo ou Pdf) si nécessaire
  • être imprimés sur papier
  • peuvent être stockées électroniquement séparément

Le courrier électronique est une forme de communication qui peut remplacer le papier dans de nombreux processus commerciaux. Un mail a un caractère engageant, le trafic e-mail normal est bien sûr traité par votre programme e-mail normal. L'envoi d'un e-mail de la part d'"Organisatrice" doit être compris comme un message commercial à l'attention du client

• rapport de travail
• déclaration illustrée avec photo

• Autorisation Mail dans 'Backoffice/eMail'

Un mail peut être envoyé dans le contexte de la commande

• si la responsabilité de la commande est attribuée au collaborateur
• si vous avez vous-même au moins l'un des rôles suivants
  • Répartiteur
  • ou "coordinateur".

Si c'est le cas, ouvrez une pièce jointe et vous verrez le symbole du courrier dans la fenêtre'Conseil'.

• la fonctionnalité eMail peut être activée/désactivée pour l'ensemble de l'entreprise
• il peut également être activé pour le salarié individuel

Les modèles vous permettent de créer des courriels "tapés" très efficacement.

• Envoyer le rapport de travail
• Envoyer la documentation photo
• Envoyer l'offre
• etc

• voir Gabarits eMail dans 'Backoffice/Configuration'

L'eMail se compose de plusieurs composants complémentaires, qui sont assemblés par le programme en un tout. 80% d'un e-mail standard est de nature purement formelle et est quasi préconfiguré.

• phrases de bienvenue
• motivation
• ajouter une pièce jointe
• ... texte individuel (~ 20%)
• allocution de clôture
• signature du courrier (nom, société)

'Organisatrice' prend en charge plus de 80% du travail éditorial et vous fait gagner beaucoup de temps. Les contenus inutiles et les erreurs formelles sont évités dès le départ. Un e-mail formellement correct laisse donc une impression professionnelle sur le client.

• Expéditeur
  • voir Documentation détaillée dans Backoffice/Administration
• Destinataire
  • voir Documentation détaillée dans Backoffice/Administration
• Concerne
  • titre du message
• Motivation
  • est normalement la référence à l'annexe
• Annexe
  • nom de fichier
  • fichier (binaire)
• ... votre texte individuel
  •  
• Salutations
  • 'Meilleures salutations'
• Signature eMail
  • nom de société
  • coordonnées

Chaque position peut être ajustée et éditée individuellement...

• le contenu du texte pré-rempli provenant d'un modèle peut être édité librement ....

• la pièce jointe d'un e-mail est représentée par un nom de fichier, qui à son tour est composé de
  • un nom de fichier réel
  • et une extension de fichier

Le nom du fichier peut être édité librement dans 'Organisatrice'

• mettez-vous dans la position du destinataire pour mieux comprendre la signification du nom du fichier.

• le destinataire veut voir certaines informations dans le nom du fichier, ce qui lui permet de stocker plus facilement le fichier correctement sans avoir à le renommer pendant longtemps

• eMail-Adresse 'de réponse'
• nom de l'expéditeur facultatif
  • prénom et nom de famille
  • le nom de la société peut être utile pour le destinataire

• adresse électronique du destinataire
• désignation du récepteur en option
  • prénom et nom de famille

• voir descriptions détaillées dans 'Back-Office/eMail'

• contacts du 'Client'
• contacts des 'bâtiments' corrélés à la commande

Dès que tout vous semble complet et correct, vous pouvez envoyer l'email en cliquant sur le bouton'Envoyer'...

• l'e-mail envoyé sera classé dans Organisatrice
• ces informations sont importantes sur le plan commercial et reflètent les informations qui ont été "officiellement" communiquées au client
• un "rapport de travail" envoyé est donc pertinent pour la facturation.

• dès qu'un courrier a été envoyé, il est signalé dans l'ordre suivant
  • les mails peuvent être consultés ici
• puisque les mails ne sont envoyés qu'avec le protocole smtp, ils n'apparaissent PAS dans votre propre serveur de messagerie
  • Explication : Votre authentification d'accès par email (mot de passe !) est'Organisatrice' NON connue...
  • Organisatrice' ne peut donc PAS communiquer/synchroniser avec votre serveur de messagerie.

• consulter des détails
• ajouter optionellement une explication interne ...