Anleitung & Übersicht
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eMail

  1. Informations-Kontext (Arbeitsrapport senden, Bild schicken)
  2. Zugang zur eMailing-Funktionalität
  3. eMail generieren (vorbereiten)
  4. eMail-Anhang
  5. eMail versenden
  6. eMails konsultieren

1. eMail aus dem Informationskontext heraus generieren

Ein eMail kann in 'Organisatrice' direkt aus dem Informationskontext heraus generiert werden. Typischerweise möchte man zum Beispiel einen Arbeitsrapport an einen Kunden senden. Der Arbeitsrapport wurde vorgängig generiert und liegt als Anhang im 'Auftrag' eingebettet als Pdf-Datei vor.
Das Versenden einer eMail aus dem Kontext heraus wird deshalb so einfach, weil alle relevanten Informationen schon bekannt sind und von 'Organisatrice' mit wenig Aufwand zu einem aussagekräftigen und formal korrekt redigierten eMail konstruiert werden.
Die Vorteile einer eMail-Kommunikation
  • die Information ist auf beiden Seiten zeitnah verfügbar und elektronisch direkt 'archiviert' (Mailserver)
    • die Information muss nicht erst eingescannt werden
    • und kann sofort elektronisch weiter geleitet werden
  • der Empfänger (Kunde) der eMail kann einfach und eindeutig auf die Nachricht reagieren
    • die eMail ist von Anfang an in den richtigen Kontext eingebunden
  • der Anhang der eMail (Bild oder Pdf) kann bei Bedarf jederzeit vom Kunden
    • auf Papier ausgedruckt werden
    • separat elektronisch abgespeichert werden
Verbindliche Mitteilung 

Das eMail ist eine Kommunikationsform, die das Papier in vielen Geschäftsabläufen ersetzen kann. Ein Mail hat einen verbindlichen Charakter.
Den normalen eMail-Verkehr wickeln Sie selbstverständlich über Ihr normales eMail-Programm ab. Das versenden eines eMails aus 'Organisatrice' heraus ist im Sinne einer kommerziell verbindlichen Mitteilung zu Handen des Kunden zu verstehen

  • Arbeitsrapport
  • bildliche Stellungnahme mit Foto

2. Zugang zur eMail-Funktionalität 

Da eine eMail eine verbindliche Informations-Plattform repräsentiert, kann diese Funktionalität für jeden Mitarbeiter individuell aktiviert, respektive deaktiviert werden.
Siehe ausführliche Dokumentation 
eMail Funktionalität im Auftrag
    

Im Auftragskontext kann ein Mail verschickt werden

  • sofern einem die Verantwortung des Auftrags zugewiesen ist
  • oder man selbst  mindestens eine der folgenden Rollen besitzt 
    • Disponent' 
    • oder 'Koordinator'

Trifft dies zu, so öffnet man einen Anhang und sieht dort im 'Board' das Mail-Symbol

  • die eMail Funktionalität kann für das ganze Unternhmen grundsätzlich aktiviert/deaktiviert werden
  • des weiteren kann diese für den einzelnen Mitarbeiter aktiviert werden

3. eMail generieren  

Die Informations-Komponenten werden aus vorkonfigurierten eMail-Vorlagen geladen und können einzeln nach-redigiert werden.
Optionen und Vorlagen    

Vorlagen erlauben es 'typisierte' eMails sehr effizient zu erstellen

  • 'Arbeitsrapport versenden'
  • 'Fotodokumentation versenden'
  • 'Offerte versenden'
  • usw
Mail-Vorlagen definieren 
eMail Struktur   

Das eMail besteht aus mehreren komplementären Komponenten, die vom Programm zu einem ganzen zusammen gestellt werden. 80% eines Standard-eMails ist von rein formaler Natur und wird quasi vor-konfiguriert

  • Begrüssungs-Floskeln
  • Motivation
  • Anhang hinzufügen
  • ... individueller Text  (~ 20%)
  • Schlussworte
  • Autor
  • Mail-Signatur (Name, Firma)

'Organisatrice' übernimmt also über 80% der Redaktionsarbeit und erspart Ihnen viel Zeit. Unnötige inhaltliche und formale Fehler werden von vorne herein verhindert. Ein formal korrekt erstelltes eMail hinterlässt somit beim Kunden einen professionellen Eindruck.

eMail editieren und finalisieren   
  • Absender
  • Empfänger
  • Betreff
    • wird von 'Organisatrice generiert aus
      • Unternehmens-Bezeichnung
      • Titel des Anhangs
      • Gebäude-Bezeichnung
  • Motivation
    • ist normalerweise der Hinweis auf den Anhang
  • Anhang
    • Dateiname
    • Datei
  • ... Ihr individueller Text
    •  
  • Schlussworte
    • 'Mit freundlichen Grüssen ....
  • Autor
    • [Name des Mitarbeiter]
  • Signatur
    • entweder die 'Unternehmens-Signatur'
    • oder eine individuelle 'Mitarbeiter-Signatur'
Flexibilität    

Jede Position kann individuell angepasst und redigiert werden ...

  • der von einer Vorlage her stammende, vorgefüllte Textinhalt kann frei redigiert werden ...

4. Anhang 

Im Anhang wird die relevante Information dem Kunden so bereit gestellt, dass er sie in seinem System als "übliche" Datei leicht ablegen kann.
Typischerweise repräsentiert zum Beispiel ein Arbeitsrapport in Pdf-Form eine solche Datei.
Anhang-Datei 
  • der Anhang eines eMails wird über eine Datei-Bezeichnung repräsentiert, die wiederum zusammen gesetzt ist aus
    • einem eigentlichen Datei-Namen
    • und einer Datei-Endung
  • der Dateiname kann in 'Organisatrice' frei redigiert werden
    • versetzen Sie sich in die Situation des Empfängers, um den Sinn des Dateinamens besser zu verstehen
Datei-Name 
  • der Empfänger möchte schon im Dateinamen gewisse Informationen sehen, die es ihm erleichtern, die Datei richtig ablegen zu können, ohne sie noch langwierig umbenennen zu müssen

5. eMail versenden 

Damit eine eMail erfolgreich versandt werden kann, müssen sowohl die Absender, wie auch die Empfänger-Adresse korrekt sein.
Diese vitalen Komponenten werden wiederum von 'Organisatrice' aus dem Kontext heraus vor gewählt. Grundsätzlich hat die Mail Adresse einen direkten Bezug zum Kunden (Bezahler), oder repräsentiert vielleicht von einen lokalen Vertreter (typischerweise einen Hausabwart, einen 'technischen Dienst', etc).
Absender 
  • Absender eMail-Adresse
  • optionale Absender-Bezeichnung
    • Vorname und Name
    • Firmenname kann für den Empfänger nützlich sein
Empfänger 
  • Empfänger eMail-Adresse
  • optionale Empfänger-Bezeichnung
    • Vorname und Name
Herkunft der E-mail-Adressen   
Empfänger Auswahl  
  • Kontakte aus 'Kunde'
  • Kontakte aus dem Auftrag korrelierten 'Gebäuden'
  • individuelle Eingabe
eMail versenden   

Sobald Ihnen alles komplett und richtig erschient, so können Sie die eMail durch klicken auf den 'Senden'-Button abschicken ...

  • die gesendete eMail wird in Organisatrice abgelegt
  • diese Information ist kommerziell gesehen wichtig und wiederspiegelt die Informationen, die dem Kunden 'offiziell' mitgeteilt wurden
  • ein  zugesandter 'Arbeitsrapport' ist somit relevant für die Fakturierung

6. eMails konsultieren 

Die verschickten eMails werden in 'Organisatrice' rapportiert und erscheinen in der 'kommerziellen Übersicht' gelistet. Der 'eMail-Anhang' ist in dieser Liste gelinkt und per Klick in 'Organisatrice' einsehbar.
Übersicht versandter eMails  
  • sobald eine mail gesendet wurde, so wird dies im 'Auftrag' rapportiert
    • die Mails können hier konsultiert werden
  • da die Mails lediglich mit smtp-Protokoll gesendet werden, erscheinen Sie NICHT in ihrem eigenen MailServer
    • Erklärung: Ihr eMail-Zugangs-Authentifizierung (Passwort !) ist 'Organisatrice' ja NICHT bekannt ...
    • 'Organisatrice' kann somit NICHT mit Ihrem Mailserver kommunizieren/synchronisieren
Einzelne eMail ansehen             
  • Mail-Informationen konsultieren
  • optional eine interne Erläuterung beifügen ...