• Autorisierung der eMail-Funktionalität
• Mail-Vorlagen erstellen

• die eMail Funktionalität kann aktiviert /deaktiviert werden
  • für das ganze Unternehmen
  • für einzelne Personal-Abteilungen (=Teams)
  • für den einzelnen Mitarbeiter
• ferner können externe Unternehmen autorisiert werden
  • Dritt-Unternehmen
  • einzelne Angestellte

• Mailing-Funktion für ganze Teams deaktivieren
• einzelne Mitarbeiter autorisieren, Mails absenden zu können
• individuelle 'Mail-Signatur' für den einzelnen Mitarbeiter definieren

• externen Mitarbeitern kann die Erlaubnis gegeben werden, eMails zu versenden
• die Mailing-Funktionalität ist für externe Firmen normalerweise deaktiviert

Die Mailadressen werden direkt in der 'Mailing-Administration' hinterlegt

• die Mail-Adresse des Absenders (Mitarbeiters) wird 'kaskadiert' ausgewählt
  • sofern der Mitarbeiter eine eMail hinterlegt hat, so wird diese vom System vorgeschlagen
  • andernfalls wird geprüft, ob eine auf Ebene des 'Teams' hinterlegt ist
  • ist auch auf diesem Niveau keine hinterlegt worden, so wird schliesslich die Unternehmens-Mail-Adresse genommen

Der Name des Absender wird aus dem Mitarbeiter-Namen und dem Firmennamen generiert.

Mail-Adressen aus 'Kunden-Kontakten' (=Default)

• diese Ansprechspersonen repräsentieren meist die kommerzielle Autorität (Auftraggeber)
  • Rechnungsadresse
  • allgemeine Ansprechsperson
  • technischer Dienst

Mail-Adressen aus 'korrelierten Gebäuden' des Auftrags können über die entsprechende Vorwahl-Schaltfläche angewählt werden

• diese Ansprechspersonen tragen meist vor Ort die Verantwortung
  • Hauswarte
  • technischer Dienst
  • Bewohner von Mietwohnungen

Will man die Mail-Adresse individuell eingeben, so wählt man den 'individuelle Eingabe' Vorwahl-Knopf'

Die eMail-Signatur wird grundsätzlich für das Unternehmen definiert.

Die eMail-Signatur kann zusätzlich für den einzelnen Mitarbeiter individualisiert werden 

• individuelle Mail-Signaturen können nur von Mitarbeitern mit der Rolle 'Disponent' geändert werden
• sofern hier für den Mitarbeiter keine Mail-Signatur definiert ist, wird automatisch die allgemeine Mail-Signatur der Firma verwendet
  • der Mitarbeiter-Name wird automatisch hinzu gefügt

• eMail-Vorlagen können vom 'Disponenten' erstellt werden
• diese Vorlagen sollten so allgemein gehalten werden, dass sie stylistisch schon mal korrekt sind
• und nur noch wenig (oder gar keine) redaktionelle Nacharbeit benötigen
• die Reihenfolge kann durch die 'Position' vorbestimmt werden
• sie kann leicht editiert werden
  • Bezeichnung
  • Inhalt
  • usw
• eine Vorlage kann deaktiviert werden, damit sie nicht mehr in der Auswahl erscheint
  • ebenso kann sie auch definitiv gelöscht werden

Identifikation und Auswahl-Position

• Bezeichnung
• Position (Reihenfolge in der Auswahl)

Inhalts-Blöcke der Mail-Vorlage

• Anrede
  • 'Guten Tag ...'
• Motivation
  • 'Im Anhang finden Sie ...'
  • die Motivation nimmt typischerweise Bezug zum Anhang ...
• [hier folgt dann der generierte Anhang-Verweis]
  • und der [Dateiname.Typ] des Anhangs
• [hier folgt schliesslich ein OPTIONALER Mail-Text]
• Schlusswort

Die vorgeschlagenen Strukturblöcke der Vorlage können dann im Mail noch individuell bearbeitet werden.