Anleitung & Übersicht
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Rapporte

  1. Auftrag, komplette Zusammenfassung (betriebsintern)
  2. Auftrag Zusammenfassung (für den Kunden)
  3. Auftragsrapport für Kunden (Einsatzrapport Pdf)
  4. Kommerzielle Auftragsübersicht (relevante Informationen hinsichtlich Fakturierung)
  5. Stundenrapport (Mitarbeiter)
  6. Einsatz Analytik
  7. Absenzen (Ferien, Tagesabsenz, Stundenabsenz)
  8. Spesen (persönliche Auslagen)
  9. Ausgaben (betriebliche Auslagen)

1. Auftrag: Zusammenfassung zum internen Gebrauch

Für die interne Kommunikation ist es oft hilfreich die Hauptelemente eines Auftrags als Pdf ausdrucken zu können.
Generierter Pdf-Inhalt
  • Beschreibungen
  • Einsatzdaten und Stundenaufwand
  • Auftragsbeschreibung
    • intern
    • Kundenseitig (kommerzieller Text)
  • Referenzen auf Anhänge
  • ...

2. Auftrag: Zusammenfassung für Kunde

Will der Kunde eine grobe Zusammenfassung der Auftragsausführung, - so liefert dieses Pdf die wichtigsten Informationen, ohne betrieb-interne Details preis zu geben.
Generierter Pdf-Inhalt
  • Einsatzdaten mit Mitarbeiternamen
    • ohne Stundenaufwand !!!
  • 'kommerzielle' Auftragsbeschreibung

3. Pdf-AuftragsRapport für den Kunden

Als verbindliche Basis (gegenüber dem Kunden) kann ein Pdf-Formular mit den Einsatzelementen generiert werden. Das Formular wird in einer 'Entwurfsansicht' editiert. Die zum Teil bereits vorgefüllten Formularfelder werden angepasst und ergänzt. Am Ende wird das Pdf generiert und dem Auftrag automatisch als 'kommerzieller Anhang' angeheftet.

Das Pdf-Formular besteht aus folgenden teil-editierbaren Modulen

Auftrags-Identifikation
  • Bezeichnung
  • Identifikationsnummer
  • Kundenseitige Auftragsidentifikation
  • Auftragsrahmen
Adressen
  • Objektadresse
  • Kundenadresse
Auftragsbeschreibung
  • kommerzielle Einsatzbeschreibung
Einsatz-Komponenten
  • Stundenaufwand-Positionen
  • Materialpositionen
Unterschriftsfeld
  • Unterschrift des Kunden 
    • kann auf dem Bildschirm (Touchscreen) eingegeben werden

Die editierten Positionen werden vollumfänglich im Pdf-Rapport abgespeichert. Nur die Materialpositionen und die 'kommerzielle Beschreibung werden im Programm aktualisiert.

4. Kommerzielle Übersicht 

Hier finden sich alle Informationen wieder, die hinsichtlich der Fakturierung eine erhöhte Priorität aufweisen.

Der generierte Pdf-Rapport wird automatisch als 'Arbeitsrapport' diesem Auftrag angeheftet und als 'KOMMERZIELL' markiert.

Kommerzielle Ansicht
  • die (kommerzielle) Auftragsbeschreibung aus dem Rapport wird als solche kopiert
  • der generierte Pdf-Rapport kann heruntergeladen werden und ausgedruckt oder per eMail verschickt werden
  • sind Materialpositionen im 'Rapport-Entwurf' eingegeben worden, so sind diese aktualisiert worden

Der Kundenrapport dient der Fakturierung als verbindliche Leistungsreferenz.

Fakturierbare Leistung
  • der Stundenaufwand im Pdf-Rapport ist die 'fakturierbare' Leistung des Unternehmens gegenüber dem Kunden.

Der Stundenaufwand im Stundenrapport des Mitarbeiters dient hingegen als Referenz gegenüber der Lohnbuchhaltung.

5. Stundenrapport des Mitarbeiters

Die Arbeitsstunden aus den Aufträgen können mit einem Klick chronologisch zusammengefasst als Pdf generiert und abgespeichert werden. Die einzelnen Positionen enthalten alle wichtigen Informationen zur Kontrolle.
Tagestotale helfen schon dem Mitarbeiter selbst, seine Einsatzdaten realitätsnah und korrekt abzuliefern.
Es können analytisch aussagekräftige Wochen- und Monatszusammenfassungen generiert werden. Auch Feiertage, Absenzen werden informativ aufgelistet.

Der Stundenaufwand im Stundenrapport des Mitarbeiters dient als Referenz gegenüber der Lohnbuchhaltung

Lohn-relevante Leistung im Stundenrapport
  • sie reflektiert die geleistete Arbeitszeit, die dem Arbeitnehmer geschuldet ist. Dieser steht normalerweise in einem geregelten 'pauschalen' Arbeitsverhältnis , und nicht in einem 'Regie-Verhältnis' gegenüber dem Arbeitgeber.
    • Wochenrapport
    • Monatsrapport
ACHTUNG: 'Beschränkungen'
  • sofern ein Mitarbeiter nicht als "ausführend" markiert ist, - sind gewisse Funktionalitäten eingeschränkt
    • der Rapport kann zB nicht ausgedruckt werden
    • Totale sind nicht sichtbar

6. Stundenrapport Analytik

Diese Ansicht vermittelt ein charakteristisches Bild der Einsatzdynamik des Mitarbeiters. 
Wie viele Aufträge wurden bearbeitet, - wie hoch war der Bearbeitungsaufwand? Wie viele Arbeitseinsätze waren notwendig um den Auftrag erledigen zu können?
 
 
wöchentliche Ansicht
monatliche Ansicht

7. Absenzen

Diese Ansicht vermittelt ein Bild der Absenzen des Mitarbeiters. Diese Absenz-Informationen (Datum, Beschreibungen) werden dann gemäss den örtlichen und Unternehmens-internen Regeln von der Lohnbuchhaltung interpretiert und bewertet.
Eine Absenz ist buchhalterisch gesehen also keine 'additive' Recheneinheit, sondern entspringt am Ende der gerechneten 'Differenz' von (täglichen||wöchentlichen||monatlichen||jährlichen) 'Sollstunden und geleisteter Arbeitsstunden'.

Absenzen beschreiben individuelle Abweichungen des einzelnen Mitarbeiters von der offiziell definierten Arbeits-Präsenz im Unternehmen. Diese Absenzen sind im Jahres-Stundensoll des Mitarbeiters nicht vorgesehen (=eingerechnet)
Dem gegenüber sind Feiertage und unternehmensweite Freitage (zB Vorkompensation von nicht bezahlten Feiertagen) im 'Stundensoll des einzelnen Mitarbeiters' bereits berücksichtigt.

Absenz-Typen
  • Ferien
    • werden quantitativ als als ('gemittelte') Tage abgerechnet
    • werden normalerweise im Wochenblock bezogen (Erholung)
  • Tagesabsenzen
    • indiviuell motivierte Ereignisse
    • kompensierte betriebsweite 'Frei-Tage' 
      • = nicht bezahlte 'Feiertage', etc
    • Todesfall
    • Krankheit, Unfall
    • Umzug
    • Geburt
  • Stundenabsenzen
    • Kompensation von Überzeit
    • Arztbesuche
Absenz eingeben
  • vorhersehbare Absenzen werden normalerweise in der 'Terminplanung' eingegeben
  • unvorhergesehene Absenzen werden nachträglich auch in der 'Terminplanung' eingegeben und erscheinen dann ebenso im Stundenrapport
Absenzen konsultieren
  • Terminplanung
    • vorgesehene Absenzen (=geplante Zukunft)
  • Stundenrapport
    • effektiv ereignete Absenzen (=effektive Vergangenheit)
    • die Absenzen können listenartig eingesehen und nach AbsenzTyp gefiltert werden

8. Spesen-Eingabe

Im Wochenrapport werden die persönlichen Spesen eingegeben. Dies sind vor allem die Mahlzeiten-Entschädigungen. Es werden hier Spesen notiert die täglich anfallen, respektive am Stichtag (wöchentlich, monatlich) notiert werden. Die persönlichen Spesen sind nicht an ein Projekt oder einen Auftrag gebunden.
Pauschalspesen

Die 'normalisierten' persönlichen Spesen werden jeweils in der Konfiguration Anfangs Jahr angepasst, sofern die Tarife geändert wurden

Spesenentschädigungen
  • Mittagessen
  • pauschale Zulagen, Zuschläge
  • pauschale Telefonspesen
  • pauschale Parkgebühren

Die notierten Spesen werden aufaddiert und als Total auf dem Wochenrapport (respektive Monatsrapport) vermerkt. Zudem werden sie innerhalb des Rapports gelistet, respektive in der Wochenanalytik als Positionen gelistet.

Individualisierte Spesen

Schliesslich können auch 'individuelle' Spesen eingegeben werden, und gegebenenfalls mit einem Anhang (pdf, Foto) dokumentiert werden.  

9. Auslagen, Quittungen, Parking

Projekt-bezogene Auslagen werden im Kontext der Stundeneingabe eingegeben.