Terminplanung

Terminplanung, Agenda

1. Definition

Die 'Termin-Planung' kümmert sich umfassend um die Organisation und Kommunikation bevorstehender Arbeitseinsätze. Die Herausforderung liegt hauptsächlich darin, dass sich komplementäre Aufgaben mit entsprechenden Prioritäten überschneiden. Langfristig planbare Aufgaben werden oft durch unvorhersehbare Ereignisse durchkreuzt. Dies erfordert vom Planungsinstrument höchste Flexibilität und gleichzeitig Stabilität.

Die Terminplanung ist ein Amalgam von Ereignissen und Aufgaben in dafür festgelegten Zeitfenstern. Die Charakteristik solcher Zeitfenster zeigt sich wie folgt

Priorität, Dringlichkeit, Verbindlichkeit

involvierte Drittpersonen
avisierte Kundentermine
zeitkritische Ereignisse

Einsatz-Charakteristik

Pannendienst
Montage
Unterhalt
interne Sitzungen

2. Struktureller Kontext

Die planerische Robustheit spiegelt sich darin, inwiefern die Gegebenheiten des geplanten Ereignisses bereits im Informationssystem eingebettet sind. Sind die charakteristischen Terminattribute - Einsatzort, Kunde, Mandat, Auftrag, Mitarbeiter - also bereits bekannt und im System hinterlegt ?

Die mittelfristige Abstimmung und kurzfristige Anpassung von Terminen und Arbeitsblöcken gelingt eher, wenn deren Kontext klar in der Agenda erkennbar oder konsultierbar ist.

Zyklische Einsätze

Inspektionen und Unterhalts-Arbeiten
- Abo-Verträge
- verbindlichen Mandate
betriebsinterne Mitarbeiter Meetings

Einmalige Einsätze

betriebsinterne Termine
- Besprechung, administrative Arbeitsblöcke
- Koordination von Dritt-Einsätzen (Subunternehmer, Dienstleister)
Kunden-Termine (=avisierte Einsätze)
- Zugang zu Gebäuden und Anlagen (Ort) wird kundenseitig terminlich kommuniziert
- Treffen von Dritt-Personen (Zeit) auf Kundenseite
Einsatz-Termine
- mit involvierten Dritt-Unternehmen
- Montagearbeiten

Betriebsinterne Zeitblöcke

Besprechungen, Meetings
Disposition
- Subunternehmer, Dienstleister
- Mitarbeiter-Planung
- Controlling
administrative Arbeitsblöcke
- Offerten Erstellung

3. Komplementäre 'Ebenen'

Das Prinzip der strukturierten Terminplanung liegt darin, dass die jeweilige Charakteristik der Ereignisses schon in der Vorbereitung klar erkannt wird.

In den jeweiligen Einsatzsegmenten behält der Mitarbeiter seine planerische Übersicht, bevor er in der 'Zusammenstellung' die Ereignisse priorisiert und zeitlich definitiv einpasst.

Planungssegmente

avisierte Kundentermine
Standard-Einsätze
periodische Einsätze (Abos)
Offerten
Abo-Offerten
interne Aufgaben

4. Einen Kalendereintrag generieren

Aus Gründen der Effizienz wollen wir im Tagebuch direkt auf ein Auftragsmodul verweisen. Dies erspart Ihnen die doppelte Eingabe von Informationen.

Konkret funktioniert die Generierung eines 'Termins' in 'Organisatrice' so, dass ein Auftragsmodul (=Referenz) quasi in die Agenda kopiert wird.

Referenz 'kopieren'

ein 'Auftragsmodul' (=Referenz) aus dem 'oberen' Balken mit drag'n'drop in die gewünschte Kalenderposition ziehen

Drag'n'Drop

mit der Maus auf dem PC Bildschirm
- anklicken, halten
- in Kalenderposition ziehen
- loslassen
- anpassen ...
mit 2 Fingern auf dem 'Touchscreen'
- Tagesansicht wählen
- mit 'langem Touch' anwählen ... (tap'n'hold), los lassen
- mit 2 'parallelen Fingern' verschieben, los lassen
- (seitliches verschieben funktioniert auch mit 1 Finger)

5. Zeitlich fragmentierte Einsätze

Die Realität gestaltet sich sehr oft so, dass sich Auftrags-Module nicht in einem einzelnen Zeitblock abarbeiten lassen, sondern über mehrere Zeitblöcke hinweg ziehen.

Aus einer 'Referenz' lassen sich deshalb so viele Kalendereinträge 'ziehen' wie sie wollen. Jeder dieser 'generierten' Einträge ist mit dem jeweiligen 'Auftragsmodul' korreliert.

Kalender-Einträge einsehen

die Details eines Eintrags lassen sich über die 'Lupe' einsehen und gegebenenfalls bearbeiten
- die Korrelation des Eintrags (=Referenz) im oberen Teil führt sie mittels eines Klicks direkt in den Auftragskontext, wo Ihnen die ganze Informationsvielfalt wie gewohnt zur Verfügung steht

Kalender-Einträge mutieren

zeitlich verschieben
Endpunkt verlängern, verkürzen
- anwählen und Endpunkt verschieben (1 Finger)

6. 'Nicht-korrelierte' Einträge

Es können natürlich auch 'spontane' Einträge generiert werden. Diese Positionen haben aber keinen Bezug zu strukturierten Informationen in 'Organisatrice'.

In der 'Agenda-Übersicht' findet sich ein 'Plus'-Knopf in der 'Navigation'. Mittels 'drag'n'drop' wird solch ein 'unkorreliertes' Ereignis in den 'Kalender' gezogen wird.

'Spontaner' Eintrag

Beispiel
- "Mittagessen mit Frau Müller"

7. Absenzen, Ferien

Absenzen sind Zeitblöcke, die in den jährlichen Sollstunden des Mitarbeiters noch nicht berücksichtigt worden sind.

Die vorhersagbaren Absenzen frühzeitig in der 'Agenda' einzutragen erleichtert die nachträgliche Terminplanung wesentlich.

Absenzen in die Agenda eintragen

Ferien ...
- individuelle Ansicht
- Team-Ansicht
- Unternehmens-Ansicht

8. Feiertage, Betriebsferien

Unternehmensweite 'freie Tage' werden normalerweise vor dem kommenden Kalenderjahr in der Agenda eingetragen. Diese Aufgabe wird von einem Mitarbeiter mit 'Disponenten-Rolle' vollzogen.

Die eingetragenen 'Freitage' geben dem Mitarbeiter einen Grundraster, wo er sich bei seiner Ferienplanung gut orientieren kann.

Feiertage in die Agenda eintragen

M...

Betriebsferien in die Agenda eintragen

M...

9. Navigation

Je nach Bildschirm wählen Sie eine Ansicht welche den nötigen Bedienungskomfort gewährleisten wird.

Gerade das Verschieben von Einträgen auf einem Touchscreen erfordert eine gewisse Breite, damit man die 2-Finger-Geste anwenden kann.

Ansichten

Monat
Woche
4-Tage
Tag
Ereignis-Liste

10. Bearbeitungsrechte

Grundsätzlich ist die Erstellung und die Bearbeitung von Ereignissen nur vom jeweiligen Mitarbeiter möglich.

Nur die hierarchisch führenden Mitarbeiter mit entsprechenden 'Rollen' können Kalender von Mitarbeitern bearbeiten.

Konsultation von Kalendern

jeder in 'Organisatrice' eingeloggte User kann alle Kalender einsehen

Bearbeitung von Ereignissen

Nur Mitarbeiter mit 'autoritären Rollen' können auch Kalendereinträge anderer Mitarbeiter bearbeiten
- 'Disponent'
- 'Koordinator'