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Auftrag

  1. Definition
  2. Auftrag generieren
  3. Übersichtspanel
  4. Interventionen, Einsätze
  5. Materialpositionen
  6. Dokumentationen
  7. Verantwortlichkeit
  8. Temporäre Verantwortlichkeit
  9. Label / Etiketten / Attribute

1. Definition

Der Auftrag ist das zentrale Element der Geschäftstätigkeit. Hier fokussieren sich die technischen und kommerziellen Aspekte eines Unternehmens.
'Organisatrice' präsentiert auf dieser Ebene die höchst mögliche Konzentration von Informationen und weiterführenden Links.
Auftrag
  • Interventionen, Einsätze
  • Anhänge

2. Auftrag generieren (3 Varianten)

Korrekterweise müsste ein Auftrag im jeweiligen Mandat generiert werden, da dieses hierarchisch direkt über ihm liegt. Das Programm bietet die Möglichkeit, aus dem Klienten oder dem Gebäude heraus einen Auftrag zu gnerieren, sofern das Mandat schon existiert.
Das Programm führt dabei interaktiv ... so dass am Ende der Auftrag schliesslich am richtigen Ort eingebettet ist.
Aus dem Mandat heraus einen Auftrag generieren
  • in das Mandat gehen
  • auf 'neuer Auftrag' klicken ...
  • Auftragsdaten eingeben/vervollständigen

Dies funktioniert immer ...

Aus dem Kunden heraus einen Auftrag generieren
  • in den Kunden gehen
  • auf 'neuer Auftrag' klicken ...
  • Gebäude wählen
  • Mandat wählen
  • Auftragsdaten eingeben/vervollständigen

Dies funktioniert, falls bereits ein entsprechendes Mandat existiert ...

Aus dem Gebäude heraus einen Auftrag generieren
  • ins Gebäude gehen
  • auf 'neuer Auftrag' klicken ...
  • Kunde wählen
  • Mandat wählen
  • Auftragsdaten eingeben/vervollständigen

Dies funktioniert, falls bereits Kunde mit entsprechendem Mandat existiert ...

3. Übersichtspanel

Hier finden sich alle charakteristischen Komponenten eines Auftrags. An diesem zentralen Ort haben Sie die Möglichkeit zur direkten Interaktion (editieren, mutieren).
Auftrag
Gebäude
  • dem Auftrag assoziierte Gebäude
Auftragsstatus
  • Ausführungsdatum
  • Ausführungsstatus
  • Auftragsstatus
Auftragsidentitäten
  • Bezeichnung
  • Auftragsnummer
  • Offertennummer
  • Bestellreferenz des Kunden (seine Bestellnummer !)
  • AuftragsTyp
  • Profitcenter
Aufwand
  • Ausführungsstunden
  • Akquisitionsaufwand
Verantwortlichkeit
  • personifizierte Verantwortung
Auftrags-Zusammenfassung
  • als PDF generieren
Mutation
  • Offertumwandlung
  • Deaktivierung
  • Deplatzierung in anderen Kontext

4. Interventionen, Einsätze, Vorbereitung

Ein Auftrag setzt sich aus einem oder mehreren Modulen (='Intervention') zusammen, - Vorbereitung, Einsätze, Arbeiten, Offertenerstellung ...
Innerhalb dieser Module werden hauptsächlich die Arbeitsstunden der Mitarbeiter eingetragen: der Arbeitsaufwand ...

5. Materialpositionen

Im Menüpunkt 'MATERIAL' kann der Materialaufwand separat gelistet werden und dient spätestens bei der Fakturierung als Informationsreferenz. Es können Präzisierungen geliefert werden, die es der fakturierenden Person erleichtern, die Lieferscheine und Lieferantenrechnungen dem Auftrag entsprechend zuordnen zu können.
Die Materialpositionen werden automatisch in den 'Arbeitsrapport' integriert und können auch dort noch angepasst werden.

Die Materialpositionen gewähren einen strukturierenden Informationsfluss

Für den Kunden einsehbare Positionen
  • Quantität
    • Anzahl
  • Materialbeschreibung
    • Artikelbezeichnung
    • Beschreibung
  • Artikelpräzisierung
    • Typennummer
  • Artikelnummer
    • Lieferantenhinweise
    • Lieferschein-Referenz
Nur intern einsehbare Positionen
  • Preisinformationen
    • Kundenpreis
    • Konditionen

6. Anhänge: Dokumentationen, Rapporte, Bestellung

An diesem Ort werden Dokumente, Rapporte, Fotos hinterlegt, die für den Auftragsabschluss (=Fakturierung) wichtig sind.
Sie können einerseits zielgerichtet markiert werden, andererseits - falls sie 'von aussen' (=Drittunternehmen) kommen - mit ihrer Herkunft (=Firmenname) markiert werden.
Diese Vorselektion erleichtert den Prozess der späteren 'Fakturierung'. Oft wird die Fakturierung von Mitarbeitern vollzogen, die weder in der Ausführung involviert, noch über entsprechende technische Fachkenntnisse verfügen.
Intern
  • den Kunden betreffend
    • Offerte, Bestellung
    • Rapporte
Extern
  • Lieferscheine von Lieferanten
  • technische Produktdokumentationen

Die Auftrags-Anhänge können in Bezug auf die Fakturierung mit dem Label 'KOMMERZIELL' versehen werden. Dadurch werden diese in der 'kommerziellen Zusammenfassung' gelistet.

Kommerziell
  • die kommerzielle Beschreibung entstammt der Kundenkommunikation (Text im Arbeitsrapport) und erhält demnach keine sensiblen (internen) Informationen
  • Anhänge werden für die Fakturierung vorgemerkt (heraus gefiltert)
  • Materialpositionen werden gelistet, damit sie korrekt und vollständig fakturiert werden können

7. Verantwortlichkeit, Rechte

Wird ein Auftrag/Offerte generiert, dann wird dem agierenden Mitarbeiter automatisch die Verantwortlichkeit zugewiesen.
Änderung der Verantwortlichkeit
  • mit den entsprechenden Rechten (Autorität)
    • Disponent
    • Koordinator
  • im Auswahlfeld einen Mitarbeiter wählen
Verantwortlichkeit 'aufheben' ('ausschreiben')
  • man markiert die Verantwortlichkeit als 'provisorisch', indem eine Auftrags-Dokumentation entsprechend erstellt/markiert wird
  • damit wird der Auftrag mit 'provisorischer Verantwortlichkeit' markiert (Farbe)
  • er erscheint damit auf der 'Startseite' zur Klärung
  • siehe folgendes 'Kapitel' ...

8. Provisorische Verantwortlichkeit

Wird ein Auftrag/Offerte generiert, dann ist NICHT immer klar wer betriebsintern letztlich die Verantwortung übernehmen soll, - respektive wem die Verantwortung definitiv zugewiesen wird.
In diesem Fall kann ein Auftrag/Offerte als 'nicht zugewiesen' markiert werden, - und ist dann zentral gefiltert als solcher ersichtlich.
In der Folge kann ein Mitarbeiter 'die Verantwortung übernehmen'. Diese Aktion kann im Auftragspanel vollzogen werden.
Technische Erklärung
Die allfällig 'provisorische Verantwortung' wird im Anhang markiert !!
  • die 'provisorische Verantwortung' funktioniert technisch gesehen so, dass ein Anhang des Auftrags entsprechend markiert wird.
    • ein Anhang kann eine 'Bestellung' sein, - zum Beispiel die Auftragsbestätigung des Kunden als Pdf ...
    • oder nur ein einfacher Text (ohne 'Pdf' oder 'Bild') ...

Beispiele

Reparatur-Auftrag von einer Immobilien-Verwaltung

Diese Aufträge sind oft dringend auszuführen. Wer den Auftrag ausführen wird, hängt meist von der kurzfristigen Disponibilität oder der geographischen Nähe der Mitarbeiter ab

Auftrag generieren
  • der Auftrag wird ins System eingegeben
    • die Verantwortlichkeit lautet auf den Mitarbeiter, der ihn eingibt ... (Büro, Disponent)
Verantwortlichkeit ausschreiben
  • Verantwortlichkeit ist zu diesem Zeitpunkt unklar
  • indem zB die 'Auftragsbestätigung' des Kunden über den entsprechenden Klick im Panel eingegeben wird (Illustration), markiert sich der Auftrag automatisch als 'mit provisorischer Verantwortung'
    • abgedunkelte Farbe des Auftrags und Anhang
'Provisorische Verantwortung'
  • gelistet unter 'provisorisch zugeteilte Verantwortung' ...
Verantwortlichkeit übernehmen

Da der Mitarbeiter kurz nach dem Login die 'ausgeschriebenen' Aufträge/Offerten zu Gesicht bekommt, ist er dazu angehalten, diese kurz einzusehen. Aufträge die ihn betreffen wird er zur Kenntnis nehmen und mit entsprechendem Klick die 'Verantwortung übernehmen'

Im 'Auftrag' die 'Verantwortung übernehmen'
  • im Panel mit einem Klick die Verantwortung übernehmen
    • dadurch geht die Verantwortung zu Ihnen über
    • der Auftrag (und Anhang) 'verliert' seine 'provisorisch'-Markierung und gewinnt wieder seine 'neutrale' Farbe
    • wird nicht mehr unter den 'provisorischen Verantwortungen' gelistet ...
  • falls unklar, - kann mittels dem Link rechts der zugehörige Anhang konsultiert werden ...

Im zugehörigen markierten 'Anhang' kann im Panel ebenso die 'Verantwortung übernommen' werden

Im 'Auftrags-Anhang' die 'Verantwortung übernehmen'
  • im Panel mit einem Klick die Verantwortung übernehmen
    • dadurch geht die Verantwortung zu Ihnen über
    • der Auftrag (und Anhang) 'verliert' seine 'provisorisch'-Markierung und gewinnt wieder seine 'neutrale' Farbe
    • der Auftrag wird nicht mehr unter den 'provisorischen Verantwortungen' gelistet ...

Ist die Verantwortlichkeit bereits dem gewollten Mitarbeiter zugewiesen, so kann zum Beispiel der Disponent (Rechte !) diese Verantwortlichkeit mit einem Klick bestätigen, wodurch die 'Ausschreibung' aufgehoben wird

Im 'Auftrags-Anhang' die 'Verantwortung bestätigen'
  • im Panel mit einem Klick die aktuelle Verantwortung bestätigen
    • dadurch geht die Verantwortung zu diesem über
    • der Auftrag (und Anhang) 'verliert' seine 'provisorisch'-Markierung und gewinnt wieder seine 'neutrale' Farbe
    • der Auftrag wird nicht mehr unter den 'provisorischen Verantwortungen' gelistet ...

9. Label / Etiketten / Attribute

Sobald mehrere Personen in einen Abarbeitungsprozess involviert sind, muss die einzelne Entscheidung, Aktion, oder Mitteilung für alle Beteiligten nachvollziehbar sein, ansonsten sich der Kommunikationsaufwand schnell unnötig potenziert.
Der Label teilt uns mit 'wo' sich der Auftrag zur Zeit 'befindet'. Die Strukturierung dieser Labels wird so an die Geschäfts- und Personalstruktur angepasst, dass der Geschäftsprozess administrativ gesehen so schlank und klar wie möglich ablaufen kann.
'Ausführungsstatus'
'Auftragstyp'
'Profitcenter'
'Gebäude'

Um die kommerzielle Fokussierung zu erleichtern, können Informationen und Anhänge gezielt markiert werden.

'Kommerzielle Relevanz'

Der Zugang zu dieser Schnittstelle wird durch die Vergabe einer 'komplementären' Rolle gewährleistet. Dadurch erhält der 'User' die Rechte zur Manipulation des 'Fakturierungs-Labels'.

'Fakturierungs-Status'