Jahreswechsel

1. Feiertage

Feiertage werden wenn möglich weit vor dem Jahreswechsel vom Disponenten eingegeben.
Somit sind sie in der Planung der Mitarbeiter klar definiert frühzeitig ersichtlich.
Dies ist auch hilfreich für die Ferienplanung und die zweckmässige Terminierung der geplanten Arbeiteinsätze im Abo-Kontext.

Unter dem Menüpunkt 'Controlling' / 'Administration' findet sich der Menüpunkt für die Eingabe der Feiertage, - respektive Firma relevanter Freitage oder Events.

2. Spesentarife aktualisieren

Spesentarife müssen fristgerecht zum Jahreswechsel eingegeben werden, damit sie im Folgejahr greifen. Ansonsten müssen bereits eingegebene Positionen nachträglich manuell korrigiert werden.

Diese Anpassung der Tarife muss im Verwaltungs-Modul 'Konfiguration' vorgenommen werden.

3. 'Strukturelle' Mandate: gruppenweise aktualisieren

Vor Ende des Jahres wird die Laufzeit dieser Gruppe um ein Jahr verlängert. Da diese Gruppe keine 'inhaltliche' Bedeutung hat, sondern lediglich dazu dient den Aufträgen ein 'Etikett' zu verpassen, kann diese Gruppe uneingesehen verlängert werden.

'Formale' Mandate

werden gruppenweise um ein Jahr verlängert
- 'Reparaturen', ...

Ein möglicher Grund, - ein einzelnes formales Mandat nicht zu verlängern, läge zum Beispiel darin, einen Kunden 'generell' unter diesem 'Etikett' in Zukunft nicht mehr bedienen zu wollen ...
(solche 'Mandate' können jederzeit auch individuell 'korrigiert' werden ...)

4. Abos aktualisieren (=Laufzeit verlängern)

Abo-(Rahmen-)Verträge haben einen impliziten Jahres-Charakter. Sie sind real normalerweise so ausgestaltet, dass sie sich nach Ablauf der jährlichen Laufzeit stillschweigend erneuern, - sofern sie nicht fristgerecht gekündigt wurden.
Im Programm werden Abos folglich vor Ende ihrer Laufzeit durch den Disponenten im System aktualisiert, - damit zu Beginn der Folgeperiode der entsprechende Auftrag zur operativen Ausführung rechtzeitig bereit steht.

1. zuerst wird der 'Abo-Rahmen' um ein Jahr verlängert (=das Gültigkeitsdatum des 'Mandats')
2. danach wird in diesem erweiterten Rahmen (=um ein Jahr verlängerte Laufzeit) ein neuer Folge-Auftrag erstellt

Abo-Angebote aktualisieren
Entsprechend den 'Abos' werden auch die 'Vertrags-Angebote' vorzugsweise am Ende des Kalenderjahres evaluiert und bei Bedarf in die Folgeperiode weiter gezogen um zu gegebener Zeit gegenüber dem Kunden neu lanciert zu werden.
Der Begriff 'Angebot' wird hier bewusst für 'Abo-Vertragsofferten' benutzt, - als begriffliche Abgrenzung zu 'Offerten' die in Bezug zu (Einzel-) 'Aufträgen' zu verstehen sind.

Ein Mandat 'spontan' aktualisieren

Das Gültigkeitsdatum (=Laufzeit) individuell verlängern

sobald das Datum 'Laufzeit' in der Vergangenheit liegt, erscheint diese Position im Sideboard 'markiert' ...
mit einem Klick im Sideboard kann die Laufzeit dieses Mandats um ein Jahr spontan verlängert werden
dieses Datum erneuert den 'Zeit-Rahmen' (zB Abovertrag) um ein Jahr

Die Abos gruppenweise aktualisieren

Das Gültigkeitsdatum (=Laufzeit) gruppenweise verlängern

mit einem Klick im Sideboard wird die Laufzeit sämtlicher Mandate dieser Gruppe um ein Jahr verlängert.
dieses Datum erneuert den Rahmenvertrag (zB Abovertrag) um ein Jahr

Diese Vorgehensweise ist sinnvoll für

eine ganze Abogruppe (=Abotyp)
eine formale Mandatsgruppe, die nur der Strukturierung dient
- zB 'Reparaturen' (Ende Jahr können so mit einem Klick alle "Reparatur-Mandate" um ein Jahr verlängert werden)

Ein Abo (respektive 'Mandat') individuell aktualisieren

Das Gültigkeitsdatum (=Laufzeit) kann hier auch individuell verlängert werden

mit einem Klick im jeweiligen Abo die Laufzeit um ein Jahr verlängern
dieses Datum erneuert den Rahmenvertrag (Abovertrag) um ein Jahr

4. a) Abo: Folgeauftrag generieren

Innerhalb eines Abovertrags wird für jede kommende Laufzeitperiode ein Auftrag erstellt, - der normalerweise jedes Jahr die selbe Ausführungsstruktur aufweist. Der Kunde möchte meist regelmässig bedient werden und die kontraktuellen Leistungen sollen zuverlässig abgearbeitet werden.
Deshalb wird sinnvollerweise der 'Vorjahresauftrag' als 'Folgeauftrag' kopiert. Die geplanten Arbeits-Einsätze (='Interventionen') werden dabei strukturiert übernommen. Die Kopie kann gegebenenfalls in der Maske noch angepasst werden (Bezeichnung, Ausführungs-Datum, etc)
Hier kann auch die Auftragsnummer gleich eingegeben werden.

Abo-Aufträge für das kommende Jahr generieren

Der 'Abo-Auftrag' kann vom vorhergehenden Jahr als 'Kopie' generiert werden.

die strukturellen Elemente werden (leer) übernommen
- Auftrag
- periodische Intervention

Charakteristischen Datensätze

wie die 'Auftragsbezeichnung' und das Ausführungsdatum können angepasst werden.

Kommerzielle Daten

Auftragsnummern können somit auch nachträglich (=asynchron) von der Administration geliefert werden

Nicht abgeschlossene Aufträge vom Vorjahr

sind weiterhin zugänglich und im Monitoring klar als solche identifizierbar

Aufträge dessen Ausführungsdatum in der Zukunft liegt

erscheinen übrigens leicht aufgehellt ...

5. 'Nicht-periodische' Mandate: Laufzeit verifizieren und anpassen

Anders als bei Abos haben 'aperiodische Mandate' die Aufgabe einen zeitlich determinierten Rahmen zu setzen. Dies ist zum Beispiel sinnvoll bei ausgedehnten, diversifizierten Auftragsrahmen.
Beispiel: Anlagenbau
Diverse Offerten und Regieaufträge können unter einem Mantel verwaltet werden und im Anschluss korrekt abgegrenzt werden zu Folgegeschäften, Garantie, Unterhaltsverträgen, ...

Aperiodische Mandate

können je nach Komplexität längere Laufzeiten aufweisen
- Bauaufträge, Anlagenbau, ...

Vorzugsweise am Ende des Jahres werden diese aktuellen 'Auftragsrahmen' kurz verifiziert, - und schliesslich storniert oder ins kommende Jahr verlängert.

6. Abo-Angebote aktualisieren

Abo-Angebote aktualisieren

Angebote für Unterhaltverträge

haben einen langwierigen Charakter und sollten strategisch weiter verfolgt werden
die Liste der laufenden Angebote wird geprüft und jene Angebote, die noch Aussicht auf Erfolg haben jeweils mit einem Klick entsprechend um ein Jahr verlängern

7. Interner Strukturbaum: 'Abteilung'

Die interne Strukturierung muss am Jahresende kurz beurteilt werden. Hat sich betriebsintern nichts verändert und will man für das kommende Jahr innerbetrieblich nichts wesentlich restrukturieren, so bleibt die oberste Strukturebene belassen wie sie ist.
Falls eine 'Abteilung' nicht ins nächste Jahr weiter gezogen werden will, so wird sie 'deaktiviert' ... Damit erscheint sie nicht mehr in der Ansicht, - deren Inhalt ist aber weiter hin zugänglich zu Konsultationszwecken.

8. Interner Strukturbaum: 'Themen-Bereiche' ins Folgejahr übernehmen

Die einzelnen Themen-Bereiche eines Departements müssen Ende Jahr (vergleichbar mit den Abos) bei Bedarf ins kommende Jahr verlängert werden.

Analog zu den Manipulationen bei den Abos, werden auch die internen Rahmenbedingungen zum Jahresende um ein Jahr verlängert

Innere Aufwände

Werkstattstunden
Fahrzeugunterhalt
persönliche Werkzeugpflege
Unterhalt der Equipements
Weiterbildung
allgemeine Administration