Les mandats donnent à un groupe de mandats un cadre structurel et/ou temporel. La responsabilité est également attribuée à ce cadre supérieur. 
Dans le suivi, ces mandats peuvent être visualisés filtrés par la responsabilité. La date de validité est normalement fixée à la fin de l'année, mais peut également être asynchrone par rapport à l'année civile, le cas échéant.
Les échéances sont normalement contrôlées et prolongées une fois par an.

Comme chaque mandat est doté d'une "responsabilité", ceux-ci sont également visibles dans un suivi personnalisé. Entre-temps, la responsabilité de l'exécution incombe à la "personne responsable" au niveau de la commande. Ces responsabilités peuvent, mais ne doivent pas nécessairement être confiées à la même personne. Les abonnements complexes avec des prestataires tiers concernés requièrent une certaine compétence administrative.

Les mandats sont généralement assignés à un groupe prédéfini. Ces regroupements sont configurés différemment selon la société et le domaine d'activité.
Il est avantageux de regrouper les types d'abonnement en fonction de leur nature commerciale.