Einsatz-Historie

Monitoring

Controlling

1. Definition

Unter Management verstehen wir die Verantwortung über die betriebliche Verwaltung, - respektive das operative Geschäft.
Zum einen geht es im Alltag um die strategische Betriebsführung, - andererseits darum die Dinge kommerziell konsequent zu Ende führen zu können.

Nur wenn die Dinge auf der administrativen Seite konsequent, klar und systematisch begleitet werden, - wird am Ende sicher gestellt, dass nichts durch die Maschen des Fakturierungsprozesses fallen kann. Erst hier (am Ende) soll nämlich entschieden werden, was fakturierbar ist und was nicht.

Aktivitäten

operatives Geschehen
Überwachung der Ausführungsarbeiten
Fakturierung
Überwachung der Auftragssituation

2. Einsatzhistorie

Die allgemeine Einsatzhistorie listet die eingetragenen Stunden auf. Dies kann hilfreich sein für einen Disponenten um die Dynamik aller Mitarbeiter der letzten Tage auf einen Blick abschätzen zu können.

Beispiele

bietet einen kurzer Überblick
- wenn der Disponent nach den Ferien ins Büro kommt und schnell eine Idee bekommen will, was in vergangenen Tagen gelaufen ist ...
bietet eine globale Historie der Einsätze (Stunden) ...

4. Aufträge per Auftragstyp (Regie, Devis, ...)

Je diversifizierter ein Geschäftsfeld bewirtschaftet wird, desto schwieriger wird es die Auftragsdynamik langfristig konsequent zu verwalten. Wenn Sie ein 'einfaches' Geschäft betreiben, dann haben Sie vielleicht hier zwei bis drei charakteristische Gruppen von Geschäftsfällen. Bei komplexeren Geschäftstätigkeiten, kann diese Strukturierung vielleicht bis zu 10 Gruppen beinhalten.
Die Aufträge werden kalendarisch dargestellt und können im Seitenmenü rechts per Auftragstyp gefiltert werden.
Im 'Fokus' stehen' dabei die 'offenen' Aufträge, während im Kontext die 'erledigten' Aufträge gelistet werden.

Hier hilft das Programm

die Aufträge verhältnismässig zu gewichten (Rechnungsbetrag)
die zeitliche Abgrenzung sinnvoll wahr zu nehmen (Jahreszyklus)
die Ausführungsverantwortung zu berücksichtigen ('offene' Aufträge)
selektiv gezielt ganze Segmente nachträglich abzuarbeiten
- Krankheit
- Ferienabsenz
- Überlastung
das wesentliche vom unwesentlichen zu unterscheiden

Das Programm bietet Ihnen eine kalendarische Übersicht

Jahresübergang

Nachfakturierung
Nacharbeiten
Jahresabschluss (Nachkalkulation)
Jahresvorbereitung (Mutationen)

5. ABO-Aufträge per Auftragstyp

Parallel werden hier die 'ABO-Aufträge' gelistet, - also jene die 'mindestens eine Intervention enthalten, die periodischen Ausführungscharakter haben'.
Diese Ansicht gewährleistet eine gewisse Kontrollmöglichkeit, was die Abos angeht. Mögliche Versäumnisse oder Fehler in der Abo-Verwaltung fallen hier möglicherweise ins Auge.

Jährliches Listing

Vorbereitung der Abos für das Folgejahr schon bereit stehen
was sich bei den Abos in vergangenen Jahren entwickelt hat

6. Aufträge per Ausführungs-/Fakturierungsstatus

Wenn der 'Ausführungsstatus' des Auftrags jeweils aktualisiert wird, erhält man ein fein strukturiertes Kontrollinstrument, um den interaktiven Workflow bis hin zur Fakturierung zu überblicken.
Der eigentliche Fakturierungs-Workflow wird normalerweise in einem externen administrativen Verwaltungsprogramm (ERP mit integriertem Rechnungswesen/Buchhaltung) vollzogen.
Der 'Fakturierungs-Workflow' von 'Organisatrice' ist lediglich eine allgemeine Referenz zur Kommunikation der Schnittstelle. (Ausführung/Fakturierung).

Die Entkoppelung vom Ausführungs-Workflow zum Fakturierungs-Workflow ist rechts im Seitenmenü ersichtlich

Ausführungsstatus / Fakturierungsstatus

der kombinierte Filter gibt eine aussagekräftige Übersicht der Fakturierung

Das Label 'Ausführungsstatus' teilt uns mit 'wo' sich der Auftrag zur Zeit 'befindet'. Auch hier kann der Ablauf je nach Geschäftsnatur und Personalstruktur entsprechend verfeinert werden

Fakturierungsstatus anpassen

der Fakturierungsstatus kann hier per Klick auf 'die nächste Position' erhöht werden

Falls notwendig, kann der Ausführungs-Status auch hier angepasst werden

Ausführungsstatus anpassen

der Ausführungsstatus kann hier per Klick auf 'die nächste Position' erhöht werden

7. ABO-Aufträge per Ausführungs-/Fakturierungsstatus

Die Abos im Geschäftsalltag vernünftig einzubetten, ist nicht selten eine strategische Herausforderung. Um den Personalbestand vernünftig einsetzen zu können, braucht es langfristige Übersicht.

Da die Fakturierung der Abos oft unabhängig von der Ausführung vollzogen wird, ist es wichtig administrativ die Geschichte überblicken zu können. Werden Abos zudem asynchron zum Kalenderjahr abgewickelt, so wird das Controlling noch anspruchsvoller.